La gamificación en los Sistemas de Gestión

Implementar un Sistema de Gestión (SG) puede ser una tarea abrumadora. Al saber que la organización adoptará alguna norma ISO o actualizará algún sistema ya implantado, dos palabras retumban fuertemente en la cabeza de los colaboradores: ¡más pega!
Aunque un SG puede mejorar la eficacia de los procesos, reducir gastos y desperdicios, disminuir la cantidad de reclamos, abaratar costos de producción, conseguir aceptación y reconocimiento en el mercado, lograr mayor satisfacción del cliente y otras partes interesadas, además de brindar ventajas en diferentes entornos competitivos, hay algo que no convence, y no solo es la percepción de que se avecina mayor carga laboral. Ceñirse a lineamientos pautados en formas de normas podría parecer esquemático y excesivamente cuadrado, todo un atentado para las mentes creativas. Pensar esto introduce en la desesperación, o cuando menos, en el desgano: “¿Qué obtengo con el SG?”.

Jugar en el trabajo

El panorama, lejos de ser desalentador, permite reinventarse. En el ámbito educativo – escolar, los expertos han desarrollado modelos de enseñanza basados en juegos; se trata de aprender de forma divertida. También es posible aplicar este método en el área laboral. Aunque la palabra gamificación (se deriva de game, que significa juego, en inglés) no figura en el diccionario de la RAE, es ampliamente conocida y puesta en práctica no solo en las aulas, desde aproximadamente el año 2008 se emplea como herramienta en diferentes empresas de amplio reconocimiento. La idea es mantener en alto la motivación y hacer grato el trabajo, creando retos, sistemas de puntos y recompensas, entre otros. Volvamos al planteamiento inicial: el estrés que conlleva aplicar el SG. El aspecto negativo podría revertirse si somos lo suficientemente creativos y aplicamos la gamificación.

Cuando trabajar es divertido

A continuación, ofreceremos una lista pormenorizada de cómo utilizar la gamificación en la implementación del SG.
1.   Como la dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto a los SG, son los altos mandos quienes tienen que motivar a los colaboradores mostrándoles que vale la pena emprender este camino. Para ello pueden anunciar que quienes participen y enfrenten con éxito los retos propuestos, gozarán de las más variadas recompensas: medallas, certificados, publicación de los logros en las redes sociales de la empresa, haciendo honor a quienes hayan alcanzado los objetivos.

2.   Una vez que se tiene la atención e interés del equipo de trabajo, es importante hacer un análisis y seguimiento de la estrategia para conocer la correspondencia de esta con la misión de la empresa, visión, política y objetivos. Puede desarrollarse una aplicación exclusiva para los miembros de la organización, con dinámicas que reflejen con claridad para qué fue creada la compañía, qué se está haciendo para conseguir los objetivos y quiénes realizan las labores. Los trabajadores contarán con sus respectivos avatares.

3.   Llegados a este punto, se hace necesario dar a conocer a los colaboradores de la organización la secuencia e interacción de los procesos del SG. Para hacerlo de manera lúdica, es posible concertar una reunión en la que todos participen y mediante mímica, pictionary, entre otros, adivinen cuál es la labor de cada compañero y cómo se vincula con otras dependencias. A los tres máximos
ganadores se les asignarían medallas de reconocimiento, premios simbólicos, así como estatus representativos a los roles que desempeñen en los procesos: capitán, líder, core back, chamán… La denominación o el color que predomine en el logo de la empresa, pueden ser usados por los ganadores a manera de trofeo.

4.   Para saber qué ruta tomar, hay que señalar uno o varios objetivos y pautar los lineamientos estratégicos a seguir, con los que se alcanzarán las metas. Sería práctico emplear la aplicación antes mencionada, de modo que la información llegue a todos de forma divertida. Las dinámicas pueden tener diferentes niveles que se desbloqueen a medida que el usuario avanza. También se pueden otorgar puntos en pizarras visibles por toda la organización, que al ser suficientes puedan canjearse por premios como libros, bocadillos, días libres, patrocinio de cursos, entre otros. El juego también podría contar con diferentes niveles jerárquicos, para que los más consecuentes resulten beneficiados.

5.   De los lineamientos estratégicos se derivan los planes de trabajo, planes de formación y su respectivo seguimiento. A quienes asuman los retos en este punto hay que darles especial econocimiento. Esto se puede afianzar con reuniones después del horario laboral, en ambientes alegres, y mediante el uso de las redes sociales, que son de gran ayuda.

6.   La divulgación de los métodos de trabajo, el uso de recursos y asignación de responsables es también un aspecto que se debe atender. Para este caso las discusiones en foros, blogs, creación de grupos de Whatsapp, son de utilidad. También la aplicación con la que se cuenta, cada tarea puede ser planteada como un desafío. Cada vez que se complete satisfactoriamente una actividad, puede haber premios sorteados como computadoras, tabletas, celulares, cenas para dos, viajes familiares, días extras de vacaciones, entre otros.
7.   A estas alturas ya debe haber bastante expectación en el ambiente. Seguramente se potenció el compañerismo al crear grupos en común para enfrentar los retos que propone cada nivel del juego. Conviene la retroalimentación para saber lo que se ha hecho bien, y cuánto se avanzado. Es lógico hacer una auditoría interna para saber cómo marcha el SG.

8.   Las diferentes dinámicas, puntuaciones, premios, seguimientos, roles y demás que se han desarrollado durante la implementación funcionarán como valiosas evidencias de cumplimiento de los diferentes requisitos establecidos para el sistema. Además, los colaboradores se sentirán más cómodos al declarar sus contribuciones con el SG, en la medida en que se hayan involucrado en los diferentes retos que se han propuesto a lo largo del camino recorrido. Finalmente, una ventaja como esta será reconocida por cualquier auditor como una fortaleza para el sistema.

9.    ¿Ha sido divertido, cierto? El entretenimiento no tiene que parar aquí, aún falta cerrar el primer ciclo de mejora continua. La aplicación servirá para planificar las acciones correctivas y de mejora necesarias para el sistema, estrategias y responsables. Finalmente, se podrá presumir en las redes sociales todo lo que se ha logrado. No hay que ser tímidos, es la portunidad de colocar las fotos del trabajo en equipo, postear cómo se lograron los objetivos y celebrar los esfuerzos merecidos.

10.  No todas las organizaciones que implementan SG están interesadas en obtener certificaciones. Pero si se desea, puede hacerse. Que un organismo apruebe nuestro trabajo, aparte de abrir las puertas de mayores y más variados negocios, es grato. Si se consigue la certificación, es hora de celebrar en grande. La gamificación suena entretenida, pero ¿es demasiado relajada? Es bueno recordar que los juegos no son el fin, sino el medio para conseguir resultados de manera atractiva, por lo tanto, el compromiso y la seriedad no se ven afectados con esta herramienta.  Los juegos y la premiación hacen que haya entusiasmo a la hora de esforzarse, la motivación surge al competir y mejorar. Incluso, quienes ganen tendrán reconocimiento por su esfuerzo, y serán valorados por su contribución al SG.Las ganancias extras de la gamificación recaen en que puede ayudar a resolver
problemas internos, motivar al talento humano, mejorar el proceso deaprendizaje…Y si no es suficiente, les contamos que ya Nike, LEGO, Starbucks, BBVA, Domino´s pizza y muchas organizaciones exitosas están usando la gamificación, ¡y les va de maravilla!
Les invitamos a conocer más acerca de la gamificación con nuestros asesores de  ISO RCR asumimos el reto y no solo explicamos cómo implementar un SG, también sabemos hacerlo de forma que sea una ameno y divertido. El resultado implica desde el aumento de la productividad, incremento de ganancias, sentido de pertenencia hacia la organización, hasta la formación de lazos entre compañeros y mucha camaradería.